• Üretilen ya da ithal edilen ilaç birimlerinin üzerine karekod basılması,
• Karekod ile ilaç birimlerinin izlenebilirliğinin ve takibinin sağlanması,
• Taşıma birimleriyle, bu birimlerin içerdiği diğer taşıma birimleri ve ilaç birimlerinin ilişkisini tutan XML dosyasının Paket Transfer Servisi (PTS) kullanılarak paydaşlar arasında paylaşılması,
• İlaç birimlerine ait aksiyon tipi ve karekod bilgisinin İTS'ye web servisleri kullanılarak bildirilmesi

prensiplerine göre çalışır.

Karekod

İzlenebilirliğin sağlanabilmesi için her ilaç birimine tekil bir kayıt numarası atamak gerekmektedir. Bu tekil kayıt bilgisi, ilaç barkod numarası (GTIN:Global Trade Item Number) ve seri numarasının (SN:Serial Number) birleştirilmesi ile elde edilir. Tekilleştirilen bu kayıt bilgisine parti no (BN:Batch Number) ve ürün son kullanma tarihi (XD:Expiration Date) bilgileri de dahil edilerek elde edilen bilgi ilaç birimi üzerine yazılmalıdır. İlacın ambalajlarına gerekli olan tüm bilgilerin yazı ve rakamla yazılması çok fazla yer işgal etmekte ve bu bilgilerin sanal ortama aktarılmasının elle yapılması da çok büyük iş yükü getirmektedir. Bu yazma ve okuma probleminin ortadan kaldırması için makinelerin bu bilgileri kolaylıkla okuyabileceği karekod (DataMatrix veya 2D Barcode) teknolojisinin kullanılmasına karar verilmiştir. Bu uygulama Türkiye’de ilk defa ilaçlar için kullanılmıştır. İlaç karekodunda bulunan bilgiler aşağıda belirtillmiştir.

Barkod Numarası - GTIN (Global TradeItemNumber - Küresel Ticari Ürün Numarası): Ürünleri dünya genelinde tekilleyen en fazla 14 rakamdan oluşan numaradır. Küresel Ticari Ürün Numarası GS1 tarafından verilmektedir.

Seri Numarası - SN (Serial Number): Üreticiler tarafından, her birim ilaç için ürün bazında tekil olarak belirlenen kayıt numarasıdır.

Son Kullanma Tarihi - XD (Expiration Date): Ürünün güvenli olarak kullanılabileceği son kullanım tarihidir.

Parti Numarası - BN (Batch Number): Üretimde, bir partinin diğer partilerden ayırt edilmesi için kullanılan kayıt numarasıdır.

Takip ve İzleme

Literatürde takip ve izleme olarak tanımlanan yapı, dağıtım ve lojistik işlemlerinde ürünlerin geçmiş/güncel durumlarının ve lokasyon (yer) bilgilerinin ürünlerin her hareketinde izlenmesi ve takip edilmesi işlemidir. İTS, bu yapının ilaç sektörüne uygulanmış halidir. Takip ve izleme işlemlerinin uygulandığı alan sayısı arttıkça bu alandaki yazılım, donanım ve pazarlama branşlarındaki ihtiyaç artmış; RFID ve karekod (DataMatrix) gibi yöntemler geliştirilmiştir. Uluslararası bir organizasyon olan EPCglobal, GS1 altında piyasada bulunan ürünlerin kodlarının belirlenmesinde kullanılacak yapısal ve anlamsal özellikleri ve güvenlik metodlarını tanımlamıştır. Bu standartlar günümüzde birçok alanda başarılı bir şekilde kullanılmaktadır ve birçok ürün bu standartlara göre sertifikalandırılmıştır.

İTS ile piyasada bulunan tüm ilaç birimleri GS1 standartları kullanılarak takip edilmektedir. Karekod kullanımı ile ilaç birimleri tekil hale getirilmiş, birimlerin geçtiği her noktadan yapılan bildirimler ile elde edilen hareket bilgisi kullanılarak ilaç birimlerinin takibi ve bu bilgilerin oluşturduğu şecere kayıtları kullanılarak ilaç birimlerinin izlenebilirliği sağlanmıştır. Böylelikle piyasadaki tüm ilaçlar üretimden tüketime tüm aşamalarda bildirimlerle izlenebilmektedir. 

İlaç Takip Sistemi (İTS)

İlaç Takip Sistemi, sistem paydaşları tarafından yapılan aksiyon tipi ve karekod bilgisinin sistem merkezine web servisleri üzerinden bildirilmesi ile çalışır. Üretici paydaşlarının, üretim bildirimi ile bildirdikleri karekodlar sistem veritabanına artık tedarik zincirinde hareket edebilecek bir ürün olarak kayıt edilir. Bu kayıt işlemi yani üretim bildirimi sonrası tedarik zincirinin parçası olan üretici, ithalatçı, ihracatçı, depo, eczane, geri ödeme kurumu, hastane ve ilaç sarf eden diğer merkez paydaşları belirli kurallar çerçevesinde kaydı yapılmış ürünleri hareket ettirebilmektedirler. Alış, satış, iade, iptal gibi hareketler, belirlenmiş yetki ve iletişim kuralları doğrultusunda İTS’ye bildirilirler.

İlaç Takip Sistemi paydaşları ile haberleşmeyi web servisleri aracılığıyla yürütür. İlaçların üretimden tüketime tüm bildirimleri; üretim, ithalat, satış, sarf, satış iadesi, deaktivasyon, alım onayı, ihracat ve satış iptal şeklindedir.  Bütün bu bilgilerin toplandığı İlaç Takip Sistemi ise bilgileri toplayıp anlamlı hale getirerek sorgulayıcılara belirli kurallar çerçevesinde sunmaktadır. İlaç Takip Sistemi ile yılda yaklaşık 2,5 milyar ilaç birimi ve her ilaç birimi için ortalama 10 hareket takip edilmektedir.

Paket Transfer Servisi (PTS)

İlaç Takip Sistemi, tekil ilaç birimi bazında çalışmaktadır. Ancak ticari transferler baği koli, palet gibi taşıma birimleriyle yapılmaktadır. Bu sebeple taşıma birimleri ve bu birimlerin içerdiği ilaç birimlerinin hiyerarşik ilişkisini içeren kayıtların, ilaç transferiyle birlikte paydaşlar arasında paylaşılması ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Bu ihtiyacı karşılamak amacıyla geliştirilen yazılım web servisleri şeklinde hazırlanmıştır. Taşıma birimleriyle, bu birimlerin içerdiği diğer taşıma birimleri ve ilaç birimlerinin ilişkisini tutan XML dosyasının standardı paydaşlar arasında yapılan ortak çalışmayla belirlenmiş ve bu XML dosyalarının paydaşlar arasında güvenli bir şekilde transferini sağlamak üzere İTS - PTS uygulaması geliştirilmiştir.

PTS, İTS’nin yetki sistemini kullanarak paydaşlar arasında hiyerarşi içeren XML dosyalarının paylaştırılmasını sağlamakta, paydaşların stok düzenleme ve takibi işlemlerine de katkıda bulunmaktadır.

PTS hakkında ayrıntılı bilgi edinmek için Paket Transfer Servisi sayfasını ziyaret edebilirsiniz.

Web Servisleri

Farklı sistemler arası iletişimi, etkileşimi ve uyumu sağlayan, web ortamında yayınlanabilen, aranıp bulunabilen ve çağrılarak erişilebilen yazılım araçlarına web servisi denir. Web servisleri farklı platformlarda geliştirilmiş sistemler arasında haberleşmeyi sağlar.

İTS ve PTS bildirim süreçlerinde de paydaş yazılımları ile haberleşme ve veri aktarımı için web servisleri kullanılmaktadır. İTS ve PTS web servisleri hakkında detaylı bilgi edinmek için İTS Web Servisleri Klavuzunu inceleyebilirsiniz.