13.01.2012 tarihinde, İTS teknik ekibinin yaptığı çalışma ile İlaç Takip Sistemi, paydaşların birden çok kullanıcı kaydına sahip olmasına ve oluşturulan kullanıcıların yetkilerinin paydaş tarafından belirlenmesine imkan sağlayacak hale getirilmiştir.

Çalışma öncesi, paydaşların tek kullanıcıya sahip olması; paydaşın İTS kullanıcı adı ve şifresinin, paydaşın sistemine dahil olması gereken her birim veya çalışanı tarafından bilinmesini gerektiriyordu.  Bu durumdan ötürü sisteme dahil olan kişilerin işten ayrılması veya görev değişiklikleri, şifrelerin değiştirilme ihtiyacını doğurabiliyor ve paydaş tarafından kullanılan otomasyon sistemlerinde ciddi bir değişiklik meydana getirebiliyordu. Ayrıca bu durum; kullanıcı adı ve şifresine sahip herkesin, kötü niyetle veya yanlışlıkla yetkisi haricinde bildirimler yapabilmesi ve maalesef yanlışlığın kimin tarafından yapıldığının belirlenememesi sonucunu doğuruyordu.

Bu yapısal değişiklikte; paydaşın kullanıcı adı, paydaş GLN’si ve sonuna ilave “0000” olarak değiştirilmiştir. Yani GLN'si 8680001000123 olan bir paydaşımızın kullanıcı adı 86800010001230000 olmuştur. Eski şifreleri ve GLN leri değişmemiştir.

Değişimle birlikte yenilenen ve son 4 hanesi “0000” olan kullanıcı sistemde artık silinemeyen ve yetkileri değiştirilemeyen ana kullanıcı olarak tanımlanmıştır. Bu ana kullanıcı paydaş rolüne göre bütün web servislerini kullanabildiği gibi, “Online İşlemler”deki bütün menülere de erişebilmektedir.  Ayrıca bu ana kullanıcı, “Online İşlemler”deki “Alt Kullanıcı İşlemleri” modülünü kullanarak alt kullanıcı oluşturabilmekte ve oluşturduğu alt kullanıcıların, web servis bildirimlerini ve online işlemler modüllerini kullanma yetkisini belirleyebilmektedir. Böylece yetkileri belirlenerek kaydı oluşturulan alt kullanıcıya ait kullanıcı adı ve şifre bilgileri ilgili birimlerle paylaşılabilmekte ve bir problem olması durumunda bildirimlerin hangi kullanıcı tarafından yapıldığı araştırılabilmektedir.

Konunun daha iyi anlaşılabilmesi için birkaç olası senaryo aşağıda verilmeye çalışılmıştır.

• Bir üretici paydaşın ana kullanıcısı tarafından yeni bir alt kullanıcı oluşturulup, bu alt kullanıcıya sadece Mal İade Servisi için yetki verilir. Oluşturulan alt kullanıcı ad ve şifre bilgileri Mal iade birimi ile paylaşılır. Böylelikle mal iade birimi, satış ve mal alım gibi yetkisi olmayan işlemleri yapamaz.
• Birden fazla şubesi olan bir paydaşımız, her şubesi için ayrı bir alt kullanıcı oluşturabilir. Böylece olası bir hatanın kimin tarafından yapıldığı İTS tarafından tespit edilebilir.
• Eczane paydaşımız her çalışanı için farklı yetkilere haiz alt kullanıcı oluşturabilir ve çalışanlarına işlemlerini sadece kendilerine verilen kullanıcı adı ve şifreleri ile yapmasını isteyebilir. Çalışan durumu değişikliğinde veya şifrelerin üçüncü şahısların eline geçmesi durumunda “Online İşlemler” vasıtası ile alt kullanıcı deaktif edilebilir veya şifresi değiştirilebilir.

Oluşturulacak alt kullanıcıların kullanıcı adları, İTS Portal Online İşlemler tarafından otomatik olarak, kullanıcı adlarının sonundaki 4 hane ardışık şekilde artarak verilecektir. “86800010000120000” yönetici kullanıcısı yeni bir alt kullanıcı oluşturduğunda ilk oluşturulacak kullanıcı adı otomatik olarak “86800010000120001” olacak ve alt kullanıcılar eklendikçe son 4 hane “86800010000120002”, “86800010000120003” şeklinde artarak devam edecektir.