Faz 1 - Faz 2 Nedir?

İlaç Takip Sistemi, yapılanması itibariyle iki aşamadan oluşmaktadır. Tedarik zincirinin tüm kurallarını bir anda uygulamanın paydaşlara zorluk çıkaracağı düşüncesiyle sistemin iki kademeli bir geçişle uygulanmasına karar verilmiştir. Bu geçişler Faz 1 ve Faz 2 olarak adlandırılmaktadır.

Faz 2 başlangıç tarihi 1 Ocak 2012’dir. Bu tarihten itibaren üretim bildirimi yapılan tüm ürünler Faz 2 ürünü olarak nitelendirilmektedir. Burada önemli olan nokta, Faz 1 - Faz 2 ayrımında esas alınacak olan tarihin ürünün fiziksel olarak üretildiği tarih değil, ürünün üretim bildiriminin yapıldığı tarih olmasıdır. Bu tarihten sonra üretim bildirimi yapılan tüm ürünler Faz 2 kurallarına göre işlem görmektedir.

Faz 1 Kapsamında;

Bir ürün, bazı bildirimleri eksik yapılsa dahi işlem görmeye devam edebilmektedir. Üreticilerin yapmadığı bildirimlerden depoların veya eczanelerin sıkıntıya girmesini engellemek adına üretici üzerine kayıtlı ürünler, depolar veya eczaneler tarafından satılabilmektedir. A üreticisinin satış bildirimi yapmadan B deposuna gönderdiği bir ürün üzerinde;

• B deposu alım bildirimi yapabilir.
• B deposu alım bildirimi yapmadan satış bildirimi yapabilir,
• B deposu hiç bir bildirim yapmadan C eczanesine ürünleri gönderebilir. Bu durumda C eczanesi mal alım bildirimi yapabilir veya alım bildirimi yapmadan satış bildirimi yapabilir.
   

Bu serbestliğin sadece üretici üzerinde görünen ürünler için olduğu gözden kaçmamalıdır. Yani Faz 1 kapsamındaki bir ürünün depo tarafından alım bildirimi yapıldıktan sonra, aynı depo tarafından satış bildirimi yapılmadan, bir başka paydaş tarafından alım bildirimi veya satışı yapılamaz.

Satış, devir ve mal iade bildirimleri yapılan Faz 1 ürünleri “Sahipsiz Ürün Havuzu” olarak tabir edilen havuza düşmektedir. Bu havuza düşen ürünlerin alımı, satışı ve sarfı tüm paydaşlar tarafından yapılabilmektedir. Bu da, bir ecza deposuna satılan bir ürünü ecza deposunun alım yapmaması halinde, başka bir paydaşın alabileceği anlamına gelmektedir. Fiziksel olarak sahip olunan ürünlerin sahipliğinin kaybedilmemesi için, ürünü fiziksel olarak alan paydaşların düzenli olarak mal alım bildirimlerini yapmaları önerilmektedir. Faz 2’de ise mal alım bildirimini sadece satışın yapıldığı paydaş yapabilmektedir.

Faz 2 Kapsamında;

Ürünün geçtiği her noktada bildirimlerinin yapılması zorunlu hale gelmektedir. A üreticisi B deposuna satış bildirimini yapmazsa;

• B deposu ürünler için mal alım bildirimi yapamaz,
• B deposu alım bildirimi yapamadığı için satış bildirimi yapamaz,
• Ürünler hala A üreticisinde gözükeceği için C eczanesi de alım bildirimi yapamaz,
• C eczanesi alım bildirimi yapamadığı için satış bildirimi de yapamaz.

Görüldüğü gibi tüm hareketler tedarik zincirinde birbirine bağlıdır. Bir ürünün eczanede satışı veya hastanede sarf edilmesi için aşağıdaki yolu izlemesi gereklidir:

1. senaryo:

1) Üretim Bildirimi (A üreticisi)

2) Üretici Satış Bildirimi (A üreticisinden B deposuna)

3) Depo Mal Alım Bildirimi (A üreticisinden B deposuna)

4) Depo Satış Bildirimi (B deposundan C eczanesine)

5) Eczane Mal Alım Bildirimi (B deposundan C eczanesine)

6) Eczane Satış Bildirimi (C eczanesinde elden satış)

2. senaryo:

1) Üretim Bildirimi (A üreticisi)

2) Üretici Satış Bildirimi (A üreticisinden B deposuna)

3) Depo Mal Alım Bildirimi (A üreticisinden B deposuna)

4) Depo Satış Bildirimi (B deposundan D hastanesine)

5) Hastane Mal Alım Bİldirimi (B deposundan D hastanesine)

6) Hastane Sarf Bildirimi (D hastanesi)

Ürünler hangi paydaşa satıldıysa ancak o paydaş tarafından mal alım bildirimi yapılabilmektedir. A deposunun B eczanesine sattığı bir ürün için sadece B eczanesi mal alım bildirimi yapabilmektedir. C eczanesi mal alım bildirimi yaptığında “10305 : Belirtilen ürün başka bir paydaş üzerine kayıtlıdır.” hatası alacaktır.

Sonuç olarak, Faz 1 paydaşların sisteme kolay adapte olmaları için uygulanmış bir geçiş aşamasıdır ve ürünlerin tedarik zincirinde hareketleri üzerine tanımlanmış kurallar daha serbesttir. Faz 2 ise tedarik zinciri kurallarının tam anlamıyla uygulanmaya başladığı fazdır. 1 Ocak 2012 tarihinden itibaren üretim bildirimi yapılan bütün ürünler Faz 2 kapsamında değerlendirilecektir.

1. Üretim bildirimi 1 Ocak 2012’den önce yapılmış olan ürünler:

1 Ocak 2012 tarihinden önce üretilen bir ürünün, üretim bildirimi de 1 Ocak 2012’den önce yapılmışsa, bu ürünler üretim bildiriminden hemen sonra sahipsiz ürün havuzunda olarak değerlendirilmektedir. Bu ürünler için herhangi bir paydaş alım, satış ve sarf bildirimi yapabilir. Fakat, mal alım bildirimi veya satış bildiriminden hemen sonra bu ürünler Faz 2 ürünü haline gelecektir. Bu ürünlere ara basamaklarda hiç bir işlem uygulamadan doğrudan eczane satış veya hastane sarf bildirimleri de uygulanabilir.

1 Ocak 2012 tarihinden önce üretilen bir ürünün üretim bildirimi 1 Ocak 2012’den sonra yapılmışsa, bu ürünün Faz 1 ürünü olması gibi bir durum söz konusu değildir. Bu ürünler üretim bildirimlerinden itibaren Faz 2 ürünüdür.

2. Üretim bildirimi 1 Ocak 2012’den sonra yapılmış olan ürünler:

1 Ocak 2012 tarihinden itibaren üretim bildirimi yapılan her ürün otomatik olarak Faz 2 kapsamında değerlendirileceğinden, koli üzeri etiketleri ve Faz 2’ye uygun XML dosyaları üretilerek, Faz 2’ye uygun olarak üretilmelidir. Burada önemli olan tarih üretim tarihi alanında kullanıcıdan alınan bilgi değil, üretim işleminin yapıldığı anda sistemden otomatik olarak alınan tarihtir. Yani bir ürün 1 Ocak 2012’de üretilmiş olsa bile, 2 Ocak 2012’de üretim bildirimi yapıldığında Faz 1 ürünü olarak değil, Faz 2 ürünü olarak değerlendirilir.

Mal alım ve satış iptal servislerinde işlem sonrası ürünün son sahibi hareketi yapandır. Fakat, satış, devir ve mal iade işlemleri sonrası, ürün işlem yapan paydaş ve karşıt paydaş arasındadır, fakat sahiplik bilgisi her iki paydaş üzerinde de değildir. Bu durumda ürün üzerinde yalnızca bu paydaşlar işlem yapabilir. Karşıt paydaş ürünün sahipliğini kazanmak için mal alım bildirimi, ilk işlemi yapan paydaş ise ürünün sahipliğini kazanmak için satış iptal bildirimi yapmalıdır. Bir Faz 2 ürünü üzerinde satış, sarf veya ihracat bildirimleri yapabilmek için ürünün sahiplik bilgisinin kazanılmış olması gerekmektedir.